Podmiot rozpoczynający działalność gospodarczą co do zasady korzysta ze zwolnienia z VAT i to bez konieczności dopełniania jakichkolwiek obowiązków o charakterze formalnym. Wyjątkiem są podatnicy dokonujący czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, tj. m.in. dokonujący importu towarów i usług, wewnątrzwspólnotowego nabycia oraz dokonujący dostaw niektórych wyrobów, świadczący usługi prawnicze czy doradcze.
Zatem podatnik, który rozpoczyna samodzielną działalność gospodarczą w trakcie roku ma do wyboru dwie możliwości:
- skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT na mocy art. 113, lub
- zarejestrowanie się jako czynny podatnik podatku VAT.
Wybór jednej z wymienionych opcji powinien być podjęty po dogłębnej analizie zalet i wad zwolnienia i opodatkowania.
Oczywiście wszyscy ci, którzy mają w swojej działalności wyłącznie świadczenie usług z katalogu zwolnionych z VAT np. usługi lekarskie lub usługi nauczania języków obcych nie będą mogli stać się "Vatowcami" i dokonywać odliczeń podatku VAT.
Generalnie zwolnienie podmiotowe z podatku VAT jest korzystne dla podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz:
- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej,
- podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, ale zwolnionych podmiotowo z VAT,
- podmiotów wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z VAT.
Wynika to z faktu, iż podmiot zwolniony z podatku VAT do sprzedawanych usług i towarów nie dolicza podatku VAT, co powoduje, że jego produkty mają niższą cenę brutto. Cena brutto istotna jest jednak wyłącznie dla odbiorcy towaru, który nie jest czynnym podatnikiem VAT.
Zwolnienie podmiotowe z podatku VAT nie jest korzystne w sytuacji gdy:
- nabywcami towarów i usług oferowanych przez podatnika są podatnicy VAT niekorzystający ze zwolnienia,
- podatnik dokonuje dużych zakupów inwestycyjnych lub ma stosunkowo duże koszty np. materiałowe.
Zarejestrowanie się jako podatnik VAT czynny następuje poprzez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego
VAT-R.
Czynni podatnicy VAT mają obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji tzw. pełną ewidencję sprzedaży i zakupu dla potrzeb rozliczania podatku VAT. Przepisy ustawy o VAT nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji. Istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie te elementy, które zostały wymienione, a także inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT.
Podatnicy winni prowadzić przede wszystkim ewidencję sprzedaży i ewidencję zakupów.
Oprócz rozliczeń miesięcznych i składania miesięcznych deklaracji VAT-7, ustawa o VAT przewiduje również kwartalne rozliczanie się z podatku i możliwość składania deklaracji VAT-7K. Deklaracje kwartalne nie będą korzystne dla podatników u których występuje nadwyżka podatku naliczonego nad należnym czyli zwrot VAT.
Deklaracje kwartalne można wybrać w ciągu roku, o fakcie tym należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego do dnia 25go drugiego miesiąca kwartału za który będzie składana deklaracja.
Zmiana powrotna na rozliczanie się w okresach miesięcznych może nastąpić nie wcześniej niż po upływie czterech kwartałów.