Podmioty, które dokonują sprzedaży towarów i usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą w formie indywidualnych gospodarstw rolnych, mają obowiązek prowadzić szczególną ewidencję sprzedaży, czyli rejestrować obroty za pomocą kas rejestrujących nazywanych też fiskalnymi.

Od tej generalnej zasady są oczywiście wyjątki. Najczęściej termin uruchomienia kasy fiskalnej dla większości podatników nie jest równoznaczny z dniem dokonania pierwszej sprzedaży. 

Część podatników zwolniona jest bowiem z tego obowiązku na mocy przepisów rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. nr 138, poz. 930). Są to zarówno zwolnienia ze względu na osiągnięty obrót z tytułu sprzedaży na rzecz osób fizycznych, jak i ze względu na rodzaj wykonywanych czynności.

Podatnicy w 2013 r. mają możliwość skorzystania ze zwolnienia do momentu, kiedy sprzedaż na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych nie przekroczy w danym roku podatkowym kwoty 20.000 zł. Sprzedaż zwolniona z ewidencjonowania to np. niektóre usługi dotyczące rolnictwa, niektóre usługi komunalne i sieciowe (np. w zakresie dostaw energii, gazu, usługi telekomunikacyjne), komunikacja miejska, usługi finansowe i ubezpieczeniowe, dostawa nieruchomości.

Wykonywanie niektórych czynności uniemożliwiają korzystanie ze zwolnienia. Wyłączenia te dotyczą m.in. świadczenia usług taksówkowych, dostaw części samochodowych, sprzętu radiowego, telewizyjnego i telekomunikacyjnego, wyrobów z metali szlachetnych, nagranych płyt CD czy DVD, paliw silnikowych, wyrobów tytoniowych czy alkoholowych. Podatnicy wykonujący takie czynności muszą ewidencjonować obrót na kasie fiskalnej z chwilą wykonania pierwszej czynności.

Zasady ogólne oraz podatek liniowy są do wyboru dla każdej dzialalności. Nie dla wszystkich możliwa jest karta podatkowa lub ryczałt ewidencjonowany. Wyboru formy opodatkowania dokonuje się w zasadzie raz na rok. Jeśli zmieni się zdanie, generalnie należy poczekać z wyborem innej formy do następnego roku, a właściwie do 20go stycznia następnego roku. Od tej zasady mogą być jednak pewne wyjątki.

Wybierając formę opodatkowania należy wziąć pod uwagę następujące elementy:

• rodzaj działalności – bo nie dla każdego każda forma

• szacunkową wielkość przychodów w roku

• proporcję przychodów do kosztów – bo warto zminimalizować obciążenie podatkowe

• łatwość rozliczania się – w przypadku wykonywania czynności księgowych samodzielnie

Podmiot rozpoczynający działalność gospodarczą co do zasady korzysta ze zwolnienia z VAT i to bez konieczności dopełniania jakichkolwiek obowiązków o charakterze formalnym. Wyjątkiem są podatnicy dokonujący czynności wymienione w art. 113 ust. 13 ustawy o VAT, tj. m.in. dokonujący importu towarów i usług, wewnątrzwspólnotowego nabycia oraz dokonujący dostaw niektórych wyrobów, świadczący usługi prawnicze czy doradcze.

Zatem podatnik, który rozpoczyna samodzielną działalność gospodarczą w trakcie roku ma do wyboru dwie możliwości: 

- skorzystanie ze zwolnienia podmiotowego z podatku VAT na mocy art. 113, lub 

- zarejestrowanie się jako czynny podatnik podatku VAT.

Wybór jednej z wymienionych opcji powinien być podjęty po dogłębnej analizie zalet i wad zwolnienia i opodatkowania.

Oczywiście wszyscy ci, którzy mają w swojej działalności wyłącznie świadczenie usług z katalogu zwolnionych z VAT np. usługi lekarskie lub usługi nauczania języków obcych nie będą mogli stać się "Vatowcami" i dokonywać odliczeń podatku VAT.

Generalnie zwolnienie podmiotowe z podatku VAT jest korzystne dla podatników, którzy dokonują sprzedaży na rzecz: 

- osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, 

- podmiotów prowadzących działalność gospodarczą, ale zwolnionych podmiotowo z VAT, 

- podmiotów wykonujących wyłącznie czynności zwolnione przedmiotowo z VAT. 

Wynika to z faktu, iż podmiot zwolniony z podatku VAT do sprzedawanych usług i towarów nie dolicza podatku VAT, co powoduje, że jego produkty mają niższą cenę brutto. Cena brutto istotna jest jednak wyłącznie dla odbiorcy towaru, który nie jest czynnym podatnikiem VAT.

Zwolnienie podmiotowe z podatku VAT nie jest korzystne w sytuacji gdy: 

- nabywcami towarów i usług oferowanych przez podatnika są podatnicy VAT niekorzystający ze zwolnienia, 

- podatnik dokonuje dużych zakupów inwestycyjnych lub ma stosunkowo duże koszty np. materiałowe.

Zarejestrowanie się jako podatnik VAT czynny następuje poprzez złożenie zgłoszenia rejestracyjnego 

VAT-R.

Czynni podatnicy VAT mają obowiązek prowadzenia dodatkowej ewidencji tzw. pełną ewidencję sprzedaży i zakupu dla potrzeb rozliczania podatku VAT. Przepisy ustawy o VAT nie narzucają określonej formy prowadzenia ewidencji. Istotne jest wyłącznie to, aby zawierała ona wszystkie te elementy, które zostały wymienione, a także inne dane, które są niezbędne do prawidłowego wypełnienia deklaracji VAT. 

Podatnicy winni prowadzić przede wszystkim ewidencję sprzedaży i ewidencję zakupów. 

Oprócz rozliczeń miesięcznych i składania miesięcznych deklaracji VAT-7, ustawa o VAT przewiduje również kwartalne rozliczanie się z podatku i możliwość składania deklaracji VAT-7K. Deklaracje kwartalne nie będą korzystne dla podatników u których występuje nadwyżka podatku naliczonego nad należnym czyli zwrot VAT.

Deklaracje kwartalne można wybrać w ciągu roku, o fakcie tym należy zawiadomić naczelnika urzędu skarbowego do dnia 25go drugiego miesiąca kwartału za który będzie składana deklaracja.

Zmiana powrotna na rozliczanie się w okresach miesięcznych może nastąpić nie wcześniej niż po upływie czterech kwartałów.

Każdy, kto rozpoczyna prowadzenie działalności gospodarczej, musi najpierw podjąć następujące decyzje:

1) w jakiej formie będzie się rozliczał z tytułu podatku dochodowego? (tutaj są do wyboru formy: ryczałt, karta podatkowa, książka przychodów i rozchodów na zasadach ogólnych, książka przychodów i rozchodów przy opodatkowaniu podatkiem liniowym)

2) czy zarejestrować się jako podatnik VAT czynny?

Być może nie rozstrzygniemy tego od razu i dojdziemy dopiero po pewnym czasie do tego, co jest dla danej działalności lepsze. Zawsze możemy zmienić naszą formę rozliczeń, ale niekoniecznie od ręki.